1. Einleitung
KontaktScout ist eine Windows-Software für professionelle B2B-Kaltakquise. Das Programm sucht automatisch nach qualifizierten Geschäftskontakten im Internet und versendet personalisierte E-Mails direkt über Ihren eigenen Mailserver.
Im Gegensatz zu Cloud-basierten Tools läuft KontaktScout vollständig lokal auf Ihrem PC. Ihre Daten verlassen niemals Ihren Rechner – alle Leads, Templates und Einstellungen werden in einer lokalen Datenbank gespeichert.
Was KontaktScout kann
- Leads finden: Automatische Suche nach B2B-Kontakten anhand von Suchbegriffen wie „Dachdecker München" oder „Steuerberater Berlin"
- Deep-Scan: Öffnet Impressum- und Kontaktseiten um vollständigere Kontaktdaten zu finden
- E-Mails versenden: Direktversand über Ihren eigenen SMTP-Server mit eigener Absenderadresse
- Templates verwalten: Professionelle E-Mail-Vorlagen mit dynamischen Platzhaltern erstellen und speichern
- Blacklist: Automatische Synchronisation der Abmeldeliste vor jedem Versand
- Proxy-Rotation: Unterbrechungsfreier Scan-Betrieb durch automatischen IP-Wechsel
2. Systemvoraussetzungen
Bitte prüfen Sie vor der Installation ob Ihr System die folgenden Anforderungen erfüllt.
Optionale Voraussetzungen
Die folgenden Komponenten werden nur für bestimmte Funktionen benötigt:
| Funktion | Zusätzlich benötigt |
|---|---|
| E-Mail-Versand | Eigener SMTP-Zugang, z.B. über Webhosting (Strato, Ionos, All-Inkl) oder Gmail |
| Blacklist-Synchronisation | Eigener Webserver mit PHP – normales Webhosting reicht aus |
| Abmelde-Link in Mails | Eigener Webserver mit PHP |
RAM und Scanner-Leistung
KontaktScout öffnet beim Scannen mehrere Browser-Instanzen gleichzeitig – das ist speicherintensiv. Mit 16 GB RAM laufen die Standardeinstellungen problemlos. Bei weniger Arbeitsspeicher empfehlen sich folgende Werte:
| RAM | Browser-Instanzen | Tabs pro Browser |
|---|---|---|
| 16 GB (empfohlen) | Standardeinstellung | Standardeinstellung |
| 8 GB | Auf 2 reduzieren | Auf 2–3 reduzieren |
| 4 GB (Minimum) | Auf 1 reduzieren | Auf 1–2 reduzieren |
Die entsprechenden Regler finden Sie unter Einstellungen → Scanner-Parameter. Der Scan läuft bei niedrigeren Werten langsamer, aber stabil.
3. Installation
Die Installation erfordert kein technisches Vorwissen. Das Installationspaket enthält alle benötigten Komponenten – ein eigenes Python-Environment ist bereits enthalten.
Setup-Datei herunterladen
Laden Sie das Installationspaket von der Download-Seite herunter. Nach dem Kauf finden Sie den Link in Ihrer Kaufbestätigung per E-Mail. Alternativ steht die Testversion kostenlos zum Download bereit.
Als Administrator ausführen
Rechtsklick auf die Setup-Datei → „Als Administrator ausführen". Dieser Schritt ist nur einmalig bei der Installation nötig, damit der Programmordner C:\kontaktscout angelegt werden kann.
Installation abwarten
Das Setup entpackt alle Programmdateien und richtet das Python-Environment ein. Dieser Vorgang dauert je nach System ca. 1–3 Minuten.
Programm starten
Nach der Installation befindet sich ein KontaktScout-Icon auf dem Desktop. Per Doppelklick startet das Programm im Browser – kein Kommandofenster, kein technischer Aufwand.
Server-Dateien hochladen
Für die Blacklist-Synchronisation und den Abmelde-Link müssen drei Dateien einmalig auf Ihren Webserver hochgeladen werden. Sie befinden sich nach der Installation unter:
C:\kontaktscout\serverdateien\
| Datei | Funktion |
|---|---|
| sync_blacklist.php | Synchronisiert die Abmeldeliste zwischen Programm und Server |
| unsubscribe.php | Verarbeitet Abmeldungen wenn ein Empfänger auf den Abmelde-Link klickt |
| blacklist_data.txt | Die Blacklist-Datei auf dem Server – wird automatisch befüllt |
Laden Sie alle drei Dateien per FTP oder über den Dateimanager Ihres Hostings in das Stammverzeichnis Ihrer Domain hoch.
4. Ersteinrichtung
Beim ersten Start führt KontaktScout Sie durch zwei kurze Einrichtungsschritte.
Schritt 1 – Webserver-Adresse eingeben
Tragen Sie die Adresse Ihres Webservers ein, z.B. https://ihre-domain.de. KontaktScout verwendet diese Adresse für die Blacklist-Synchronisation und den Abmelde-Link in Ihren E-Mails.
Falls Sie keinen eigenen Webserver haben oder diesen später einrichten möchten, können Sie diesen Schritt überspringen. Alle anderen Funktionen stehen dann trotzdem zur Verfügung.
Schritt 2 – Lizenz aktivieren oder Testversion starten
Nach der Server-Einrichtung erscheint der Aktivierungsdialog mit zwei Optionen:
- Vollversion aktivieren: Geben Sie Ihre Seriennummer ein. Diese finden Sie in der Kaufbestätigung per E-Mail. Das Programm prüft die Seriennummer online und schaltet alle Funktionen dauerhaft frei.
- Als Testversion starten: Startet KontaktScout sofort ohne Seriennummer mit eingeschränkten Funktionen (siehe Kapitel 5).
Schritt 3 – SMTP einrichten (für E-Mail-Versand)
Für den E-Mail-Versand müssen Ihre SMTP-Zugangsdaten hinterlegt werden. Gehen Sie dazu zu Einstellungen → E-Mail & SMTP und tragen Sie ein:
- SMTP-Serveradresse (z.B.
mail.ihre-domain.deodersmtp.gmail.com) - Port – Standard ist
587mit STARTTLS, alternativ465mit SSL - Benutzername und Passwort
- Absendername und Absenderadresse
5. Testversion & Vollversion
KontaktScout kann ohne Kauf als Testversion genutzt werden. Die Testversion ist zeitlich unbegrenzt – lediglich Scanner, Versand und Export sind eingeschränkt.
| Funktion | Testversion | Vollversion |
|---|---|---|
| Lead-Scanner | Max. 10 Leads pro Datenbank | Unbegrenzt |
| E-Mail-Versand | Max. 10 E-Mails pro Datenbank | Unbegrenzt |
| Export (CSV) | Nicht verfügbar | Verfügbar |
| Proxy-Funktionen | Vollständig verfügbar | Vollständig verfügbar |
| Template-Editor | Vollständig verfügbar | Vollständig verfügbar |
| Blacklist | Vollständig verfügbar | Vollständig verfügbar |
| Laufzeit | Unbegrenzt | Unbegrenzt |
Limits der Testversion zurücksetzen
Die Limits von je 10 Leads und 10 E-Mails gelten pro Datenbank. Wenn Sie die Datenbank leeren (Einstellungen → Datenbank → Alle Leads löschen), beginnen die Zähler von vorn.
Auf die Vollversion upgraden
Der Wechsel zur Vollversion ist jederzeit ohne Neuinstallation möglich:
Vollversion kaufen
Kaufen Sie die Vollversion auf der Website. Sie erhalten eine Seriennummer per E-Mail.
Seriennummer eingeben
Öffnen Sie KontaktScout → Einstellungen → Lizenz & Server → Vollversion aktivieren. Seriennummer eingeben und auf Aktivieren klicken.
Sofort freigeschaltet
Nach erfolgreicher Online-Prüfung sind alle Funktionen sofort und dauerhaft freigeschaltet.
6. Lead-Scanner
Der Lead-Scanner ist das Kernstück von KontaktScout. Er durchsucht vollautomatisch das Internet nach B2B-Kontakten anhand von Suchbegriffen und speichert alle gefundenen Daten in der lokalen Datenbank.
Einen Scan starten
Suchbegriff eingeben
Geben Sie einen oder mehrere Suchbegriffe ein, z.B. Dachdecker München oder Steuerberater Berlin. Mehrere Begriffe werden nacheinander abgearbeitet.
Einstellungen wählen
Legen Sie die Anzahl der Suchergebnisse fest und aktivieren Sie bei Bedarf den Deep-Scan. Der Deep-Scan öffnet zusätzlich Impressum- und Kontaktseiten und findet deutlich mehr Kontakte.
Scan starten und beobachten
Klicken Sie auf Scanner starten. KontaktScout arbeitet vollautomatisch. Fortschritt, gefundene Leads und Qualitäts-Scores werden in Echtzeit angezeigt. Sie können den Scan jederzeit stoppen.
Scanner-Einstellungen
| Einstellung | Beschreibung |
|---|---|
| Anzahl Suchergebnisse | Wie viele URLs pro Suchbegriff abgerufen werden. Mehr Ergebnisse bedeuten mehr potenzielle Leads, aber auch längere Laufzeit. |
| Deep-Scan | Öffnet zusätzlich Impressum- und Kontaktseiten jeder gefundenen Domain. Findet mehr und vollständigere Kontaktdaten. |
| Browser-Instanzen | Anzahl paralleler Browser. Höhere Zahl = schneller, aber mehr RAM-Verbrauch. Bei wenig RAM reduzieren. |
| Tabs pro Browser | Gleichzeitig geöffnete Tabs je Browser-Instanz. Ebenfalls RAM-relevant. |
| Wartezeit | Pause zwischen Seitenaufrufen in Sekunden. Höhere Wartezeit macht den Scan unauffälliger. |
| Proxy-Rotation | Automatischer IP-Wechsel während des Scans. Verhindert Blockierungen bei großen Scan-Mengen. |
| Domain-Blacklist | Domains die beim Scan übersprungen werden, z.B. bekannte Jobportale oder Branchenverzeichnisse. |
Qualitäts-Scoring
Jeder gefundene Lead erhält automatisch einen Qualitäts-Score von 0 bis 100. Der Score berechnet sich aus den gefundenen Informationen:
- +30 Punkte – E-Mail-Adresse vorhanden
- +25 Punkte – Firmenname gefunden
- +20 Punkte – Telefonnummer vorhanden
- +15 Punkte – Website gefunden
- +10 Punkte – Vollständiges Impressum gefunden
In den Einstellungen können Sie einen Mindest-Score festlegen. Leads unterhalb dieses Wertes werden beim Versand automatisch übersprungen.
Proxy-Rotation
Bei großen Scan-Mengen können Websites den Zugriff blockieren wenn zu viele Anfragen von derselben IP-Adresse kommen. Die Proxy-Rotation umgeht dieses Problem zuverlässig:
- Importieren Sie eine Proxy-Liste als Textdatei. Unterstützte Formate:
IP:PortoderIP:Port:Benutzer:Passwort - KontaktScout prüft die Proxies automatisch und markiert inaktive Einträge
- Während des Scans wechselt das Programm automatisch zwischen den aktiven Proxies
7. E-Mail-Versand
KontaktScout versendet E-Mails direkt über Ihren eigenen SMTP-Server. Dadurch haben Ihre Mails eine eigene IP-Reputation die kein Spam-Filter kennt – Ihre Nachrichten landen im Posteingang.
Voraussetzung: SMTP einrichten
Tragen Sie Ihre SMTP-Zugangsdaten unter Einstellungen → E-Mail & SMTP ein. Diese finden Sie im Kundencenter Ihres Hosting-Anbieters.
Eine Kampagne starten
Blacklist wird automatisch synchronisiert
KontaktScout synchronisiert die Blacklist automatisch vor jedem Versand. Abgemeldete Empfänger werden ohne Ihr Zutun übersprungen.
Empfänger auswählen
Wählen Sie ob Sie an alle Leads, eine gefilterte Gruppe oder an importierte Adressen senden möchten. Optional können Sie einen Mindest-Score als Filter setzen.
Template wählen
Wählen Sie ein gespeichertes Template. Platzhalter wie {firma} werden automatisch mit den Daten des jeweiligen Empfängers befüllt.
Kampagne starten
KontaktScout versendet automatisch. Eine Live-Fortschrittsanzeige zeigt welche Mails erfolgreich zugestellt wurden und welche fehlgeschlagen sind.
Versand-Einstellungen
| Einstellung | Beschreibung |
|---|---|
| Pause zwischen Mails | Wartezeit in Sekunden zwischen einzelnen E-Mails. Verhindert Rate-Limit-Sperren beim Mailserver. |
| Abmelde-Link anhängen | Fügt automatisch einen Abmelde-Link in jede Mail ein. Für rechtssicheren Versand empfohlen. |
| Test-Modus | Sendet nur an die ersten 5 Empfänger. Zum Prüfen von Darstellung und Zustellung vor dem vollständigen Versand. |
| Kampagnen-Name | Frei wählbarer Name zur Identifikation in der Versand-Historie. |
8. Template-Editor
Im Template-Editor erstellen und verwalten Sie Ihre E-Mail-Vorlagen. Sie können unbegrenzt viele Templates speichern und für verschiedene Kampagnen und Zielgruppen verwenden.
Ein Template erstellen
Klicken Sie auf Neues Template, vergeben Sie einen Namen und tragen Sie den Betreff ein. Den Nachrichtentext können Sie im Rich-Text-Editor (WYSIWYG) gestalten – oder direkt als HTML eingeben wenn Sie mehr Kontrolle über die Formatierung möchten.
Verfügbare Platzhalter
| Platzhalter | Wird ersetzt durch |
|---|---|
{firma} | Name des gefundenen Unternehmens |
{email} | E-Mail-Adresse des Empfängers |
{domain} | Domain der Website des Empfängers |
{name} | Name des Ansprechpartners (sofern beim Scan gefunden) |
{datum} | Aktuelles Datum beim Versand |
{unsubscribe_link} | Automatisch generierter Abmelde-Link |
{firma} in der Anrede – das wirkt persönlicher als eine generische Ansprache.Vorschau
Mit der Vorschaufunktion sehen Sie wie die Mail für einen echten Empfänger aussieht – alle Platzhalter werden mit Beispieldaten befüllt. So erkennen Sie Formatierungsfehler bevor die Kampagne startet.
9. Blacklist & Rechtssicherheit
Die Blacklist stellt sicher dass abgemeldete Empfänger nicht erneut angeschrieben werden. KontaktScout synchronisiert die Liste automatisch vor jedem Versand mit Ihrem Webserver.
Wie die Synchronisation funktioniert
Die Blacklist wird an zwei Orten gespeichert: auf Ihrem Webserver und lokal auf Ihrem PC. Vor jedem Versand holt KontaktScout die aktuelle Liste vom Server ab. So ist die Blacklist immer aktuell – auch wenn sich ein Empfänger zwischenzeitlich abgemeldet hat oder Sie auf einem anderen PC arbeiten.
Einträge verwalten
- Einträge manuell hinzufügen oder entfernen
- Blacklist als CSV exportieren
- Blacklist aus CSV oder Textdatei importieren (eine E-Mail-Adresse pro Zeile)
Rechtlicher Rahmen
Im B2B-Bereich ist Kaltakquise per E-Mail nach §7 UWG zulässig wenn ein sachliches Interesse des Empfängers an Ihrem Angebot vermutet werden kann – also wenn Ihr Angebot zur Tätigkeit des Unternehmens passt. Folgendes ist dabei Pflicht:
- Klare Absenderkennung
- Erreichbares Impressum
- Eine Abmeldemöglichkeit in jeder Mail
- Sofortige und dauerhafte Berücksichtigung von Abmeldungen
10. Statistik
Die Statistik-Ansicht gibt Ihnen jederzeit einen vollständigen Überblick über alle Aktivitäten in KontaktScout. Alle Daten werden lokal gespeichert und verlassen niemals Ihren PC.
| Bereich | Inhalt |
|---|---|
| Gespeicherte Leads | Gesamtzahl der Leads in der Datenbank, Verteilung nach Qualitäts-Score, bereits angeschriebene vs. noch nicht kontaktierte Leads |
| Versand-Historie | Alle versendeten E-Mails mit Datum, Uhrzeit, Empfänger, verwendetem Template und Versandstatus |
| Scan-Protokoll | Wann wurde welcher Suchbegriff gescannt, wie viele URLs gefunden, wie viele Leads extrahiert |
| Blacklist-Status | Anzahl der Einträge, Zeitpunkt der letzten Synchronisation, Synchronisationsstatus |
11. Einstellungen
Alle Programmoptionen werden zentral in den Einstellungen konfiguriert. Die meisten Einstellungen müssen nur einmalig vorgenommen werden.
E-Mail & SMTP
| Einstellung | Beschreibung |
|---|---|
| SMTP-Server | Adresse des ausgehenden Mailservers, z.B. mail.ihre-domain.de oder smtp.gmail.com |
| SMTP-Port | Standard: 587 mit STARTTLS, alternativ 465 mit SSL. Vom Hosting-Anbieter vorgegeben. |
| Benutzername / Passwort | Ihre E-Mail-Zugangsdaten. Werden lokal verschlüsselt gespeichert und niemals übertragen. |
| Absendername | Name der beim Empfänger angezeigt wird, z.B. Max Mustermann |
| Absenderadresse | E-Mail-Adresse des Absenders – frei wählbar, z.B. [email protected] |
Server & Blacklist
| Einstellung | Beschreibung |
|---|---|
| Server-Adresse | Ihre Domain für Blacklist und Abmelde-Link, z.B. https://ihre-domain.de |
| Auth-Key | Geheimes Passwort für die Blacklist-Synchronisation. Muss mit dem Wert in sync_blacklist.php auf Ihrem Server übereinstimmen. |
Scanner-Parameter
| Einstellung | Beschreibung |
|---|---|
| Anzahl Suchergebnisse | Standard-Anzahl URLs pro Suchbegriff |
| Wartezeit zwischen Anfragen | Pause in Sekunden. Standard: zufällig zwischen 1–3 Sekunden |
| Browser-Instanzen | Anzahl paralleler Browser. Bei wenig RAM reduzieren (siehe Kapitel 2). |
| Tabs pro Browser | Gleichzeitige Tabs je Browser. Bei wenig RAM reduzieren. |
| Score-Schwellwert | Leads unterhalb dieses Scores werden beim Versand automatisch übersprungen |
| Deep-Scan Standard | Ob Deep-Scan beim Start standardmäßig aktiviert ist |
Lizenz & Server
Hier sehen Sie den aktuellen Lizenzstatus (Testversion oder Vollversion) und können die Vollversion aktivieren. Geben Sie Ihre Seriennummer ein und klicken Sie auf Aktivieren. Nach erfolgreicher Online-Prüfung sind alle Funktionen sofort freigeschaltet – kein Neustart erforderlich.
12. Mögliche Probleme & Lösungen
Scanner findet keine oder wenige Leads
- Prüfen Sie Ihre Internetverbindung
- Versuchen Sie einen anderen oder spezifischeren Suchbegriff
- Erhöhen Sie die Anzahl der Suchergebnisse in den Einstellungen
- Aktivieren Sie den Deep-Scan für vollständigere Ergebnisse
- Aktivieren Sie die Proxy-Rotation wenn Websites den Zugriff blockieren
E-Mails kommen nicht an oder landen im Spam
- Prüfen Sie Ihre SMTP-Zugangsdaten mit dem Verbindungstest in den Einstellungen
- Stellen Sie sicher dass Ihre Domain einen SPF- und DKIM-Eintrag im DNS hat
- Erhöhen Sie die Pause zwischen den Mails um Rate-Limit-Sperren zu vermeiden
- Vermeiden Sie typische Spam-Wörter in Betreff und Nachrichtentext
- Nutzen Sie den Test-Modus um die Zustellung vorab zu prüfen
Blacklist-Synchronisation schlägt fehl
- Prüfen Sie ob alle drei Server-Dateien hochgeladen sind
- Prüfen Sie ob die Server-Adresse in den Einstellungen korrekt eingetragen ist (mit
https://) - Stellen Sie sicher dass Auth-Key im Programm und in
sync_blacklist.phpidentisch sind - Prüfen Sie ob PHP auf Ihrem Webserver aktiv ist
Programm startet nicht
- Starten Sie das Programm als Administrator (Rechtsklick auf Desktop-Icon → Als Administrator ausführen)
- Prüfen Sie ob ausreichend Festplattenspeicher verfügbar ist (mind. 1 GB)
- Deaktivieren Sie vorübergehend den Virenscanner – manche Antivirenprogramme blockieren Python-Anwendungen fälschlicherweise
Programm reagiert langsam oder friert ein
- Reduzieren Sie die Anzahl der Browser-Instanzen unter Einstellungen → Scanner-Parameter
- Reduzieren Sie die Anzahl der Tabs pro Browser
- Schließen Sie andere speicherintensive Programme während eines Scan-Vorgangs
- Prüfen Sie den verfügbaren RAM – KontaktScout benötigt mindestens 4 GB freien Arbeitsspeicher